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Sie arbeiten am Patientenbett oder halten die medbo Welt im Hintergrund am Laufen. Ein Dankeschön alle medboianer, die durch ihren Einsatz Corona die Stirn bieten.

Wir sind medbo, wir geben unser Bestes - für Sie, für uns, für die Oberpfalz!

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Up to date

So informiert die medbo ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der und über die Krise

Einige Leser hatten nachgefragt: Ist dieser Corona-Blog der medbo auch für medbo Mitarbeiter? Selbstverständlich sind die Informationen auf diesen Seiten für die Belegschaft des Unternehmens von Interesse. Aber wir kommunizieren zielgruppenorientiert und das bedeutet: Dieser Blog orientiert sich an den Informationsbedürfnissen der Öffentlichkeit.

Mitarbeiter brauchen in der Krise andere oder weitere Informationen. Ihre Belegschaft hält die medbo in Normalzeiten in erster Linie über interne Kommunikationskanäle informiert. Sie nutzt dazu vor allem das medbo Intranet und das Unternehmensmagazin SYNAPSE. Hinzu kommen Aushänge an Schwarzen Brettern oder auch die Verteilung von Informationen per Auslage oder auch mal über die Hauspost.

Andere Informationsbedürfnisse in der Krise

In der Krisen-Situation sind die benötigten Inhalte allerdings anders gewichtet, sie müssen mit einer anderen „Schlagzahl“, zügiger und auch in anderer Form zur Verfügung gestellt werden. Des Weiteren ist hier wesentlich, dass alle Mitarbeiter diese Informationen erlangen können.

Derzeit tagt der Corona-Krisenstab der medbo – das Corona-Core-Team (CCT) – täglich, auch am Wochenende. Aus diesen (Video-) Konferenzen ergeben sich zwei Kategorien von Informationen, die zügig an die Belegschaft weitergegeben werden müssen: Einmal der allgemeine Sachstand zum Beispiel mit einem Zahlen-Update zu den Covid19-Erkrankungen oder dem Stand der Bevorratung an Schutzausrüstung. Zum anderen gibt es Verfahrensanweisungen und Pflichtinformationen aller Art. Während die Sachstands-Meldungen meist in kurze Nachrichten/News verpackt werden, die mit der nächsten Sachstandsmeldung ihre „Geltung“ verlieren, geht mit den Verfahrensanweisungen ein wenig mehr Aufwand einher. Meist müssen hier Prozesse und Gebrauchsanweisungen übersetzt werden, das heißt es müssen zum Beispiel Schulungen angeboten und dauerhaft vorgehalten werden.

Kommunikationsmix zwischen „Push & Pull“

Die medboianer kommen auf zwei Arten und Weisen an ihre Informationen: Entweder sie werden ihnen geliefert (Push-Kommunikation, englisch „to push“: drücken, schieben), oder sie müssen sie sich aktiv holen (Pull-Kommunikation, englisch „to pull“: ziehen). Ein typisches Push-Medium wäre zum Beispiel ein Schreiben per Hauspost oder eine Email: Die Information gelangt ohne sein Zutun in den „Herrschaftsbereich“ (etwa das Email-Postfach) des Mitarbeiters – alles was der medboianer dann vorrangig tun muss ist: es zur Kenntnis nehmen. Das ist in Krisenzeiten übrigens keine Kann-Option, sondern meist ein Muss. Das heißt auch: Kommt Post vom CCT, dann ist es wirklich wichtig!

Eins-für-alle gibt es nicht

Zu Beginn der Krise wurden viele Informationen, die die Mitarbeiter unbedingt zur Kenntnis nehmen und danach handeln sollten, ganz banal in Form von Plakaten, Flyern und Aufstellern kommuniziert. Und zwar an Stellen in der medbo, wo jeder zwangsläufig vorbeikommen musste. Ausschlaggebend war hier, dass alle die Information bekommen, zum Beispiel bevor sie das medbo Gelände betreten. Problem dabei: Diese Art der Information ist räumlich begrenzt. medboianer, die nicht im Dienst, im Urlaub oder erkrankt sind, bekommen die Informationen auf diesem Wege nicht mit. Auch ist die Logistik hier nicht ohne: Irgendjemand muss Plakate, Schilder und Flyer produzieren sowie diese auf- und wieder abhängen. Hier zeigt sich das Grundproblem der Krisenkommunikation: Meist müssen alle Adressaten schnell, rechtzeitig und gesichert informiert werden. Das kann ein einzelnes Medium in aller Regel nicht.

Aktiv werden

Bei der Pull-Kommunikation zieht der Mitarbeiter die Information aktiv und vor allem dann, wenn er Zeit hat. Ein typischer Pull-Kanal ist das medbo Intranet: Dorthin muss der Nutzer aktiv navigieren. Das Intranet hat auch den Vorteil, dass beliebig viel Information hinterlegt werden kann. Ein weiterer Pull-Kanal wäre das medbo Unternehmensmagazin SYNAPSE – doch dies ist kein klassisches Krisenkommunikations-Instrument, da es hierfür zu träge ist. So war und ist das Intranet Dreh- und Angelpunkt der internen Krisenkommunikation im Pull-Modus.

Hybrid: Dark Site

In den ersten Wochen nach Ausbruch der Pandemie nutzte die medbo auch eine sogenannte Dark-Site in der internen Kommunikation. Das ist eine gesonderte Homepage, die sich über das Intranet legt. Was heißt das? Ruft jemand einen Internet-Browser über ein dienstliches Gerät auf, so öffnet sich standardmäßig immer das medbo Intranet zuerst. In diesem Fall kam aber eine gesonderte Seite mit Corona-Informationen, von der aus man dann in einem zweiten Schritt auf das Intranet steuern konnte. Eine Dark-Site hat den Vorteil des Überraschungsmoments: Sie erregt mehr Aufmerksamkeit beim Nutzer, so dass darüber auch Lerneffekte (zum Beispiel: „Hier gibt es wichtige Information“) getriggert werden können. Das funktioniert nur eine begrenzte Zeit lang. Aber die kann man nutzen, um das Intranet auch in Sachen Krisenkommunikation in eine Routine zu überführen.

Corona-Bereich im Intranet

Seit einigen Wochen ist daher die Dark-Site wieder abgeschaltet und im Intranet ein umfangreicher Corona-Informations-Blog mit allen nachhaltigen Themen für Mitarbeiter eingerichtet. Über einen prominenten „Corona-Button“ auf der Intranet-Startseite können die medboianer diese Inhalte ansteuern. Dort befinden sich alle wesentlichen Schulungen und Webinare, arbeitsrechtliche Informationen, Formulare aller Art und nicht zuletzt ein FAQ-Bereich: Denn Mitarbeiter sollen jederzeit Fragen zu Corona bei der medbo stellen können.

Externer Zugriff

Für alle Kolleginnen und Kollegen, die nicht am Arbeitsplatz sind, sind alle Infos im Intranet über einen speziellen Link abrufbar – mit Authentifizierung natürlich. Man braucht nur einen Internetzugang. Auch über die medbo Homepage sind diese Infos für Mitarbeiter erreichbar: Einfach auf der Startseite auf den Button „Mitarbeiter“ gehen.

Vertikale Kommunikation: Rolle der Führungskräfte

Ein wesentliches Instrument der Push-Kommunikation nicht nur, aber gerade auch in der Krise, sind die Führungskräfte – insbesondere die mit Teamleitungsfunktion. Sie sind verpflichtet, ihre Teams über wesentliche Inhalte zu informieren. Im Gegenzug können Fragen und Probleme im Umgang mit der Krise auch über sie wieder bis zum CCT eskaliert werden.

Vernetzung: Technische Helferlein

Viele Kolleginnen und Kollegen sind derzeit im Homeoffice. Sie haben gesicherte Zugänge zur medbo via Internet und können sich zudem per Videokonferenz mit ihren jeweiligen Arbeitsgruppen vernetzen. Die Stationen nutzen oft Gruppenchats über Whatsapp. Auf diese Weise sind auch Mitarbeiter „off duty“ für wichtige Infos schnell erreichbar. Whatsapp ist allerdings eine Kann-Lösung – das Team muss sich hier einig sein.

Zu guter Letzt: Letter CEO und Email-an-alle

Die höchste Dringlichkeitsstufe in der Krisenkommunikation hat bei der medbo der Letter CEO. Das ist entweder eine Email an die Mitarbeiter mit einem medbo-Namens-Account, eine SMS an die Dienst-Handys oder ein postalisches Schreiben des Vorstands beziehungsweise der Vorstandskonferenz. Die medbo nutzt hier in aller Regel die Funktion einer Email-an-alle. Das ist eine Streufunktion, die einem Freigabeprozess unterliegt: Jeder kann zwar eine Email-an-alle aufsetzen, aber es gibt eine Prüfinstanz, die letztlich auf den „Sende-Knopf“ drückt. Das ist wichtig, denn eine Email-an-alle ist die letzte Stufe der (elektronischen) Krisenkommunikation und nur den wichtigsten, dringendsten und eiligsten Themen vorbehalten.

 

Bildnachweis: C. Zabanski über Fotolia

 


 

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Einige Leser hatten nachgefragt: Ist dieser Corona-Blog der medbo auch für medbo Mitarbeiter? Selbstverständlich sind die Informationen auf diesen Seiten für die Belegschaft des Unternehmens von Interesse. Aber wir kommunizieren zielgruppenorientiert und das bedeutet: Dieser Blog orientiert sich an den Informationsbedürfnissen der Öffentlichkeit.

Mitarbeiter brauchen in der Krise andere oder weitere Informationen. Ihre Belegschaft hält die medbo in Normalzeiten in erster Linie über interne Kommunikationskanäle informiert. Sie nutzt dazu vor allem das medbo Intranet und das Unternehmensmagazin SYNAPSE. Hinzu kommen Aushänge an Schwarzen Brettern oder auch die Verteilung von Informationen per Auslage oder auch mal über die Hauspost.

Andere Informationsbedürfnisse in der Krise

In der Krisen-Situation sind die benötigten Inhalte allerdings anders gewichtet, sie müssen mit einer anderen „Schlagzahl“, zügiger und auch in anderer Form zur Verfügung gestellt werden. Des Weiteren ist hier wesentlich, dass alle Mitarbeiter diese Informationen erlangen können.

Derzeit tagt der Corona-Krisenstab der medbo – das Corona-Core-Team (CCT) – täglich, auch am Wochenende. Aus diesen (Video-) Konferenzen ergeben sich zwei Kategorien von Informationen, die zügig an die Belegschaft weitergegeben werden müssen: Einmal der allgemeine Sachstand zum Beispiel mit einem Zahlen-Update zu den Covid19-Erkrankungen oder dem Stand der Bevorratung an Schutzausrüstung. Zum anderen gibt es Verfahrensanweisungen und Pflichtinformationen aller Art. Während die Sachstands-Meldungen meist in kurze Nachrichten/News verpackt werden, die mit der nächsten Sachstandsmeldung ihre „Geltung“ verlieren, geht mit den Verfahrensanweisungen ein wenig mehr Aufwand einher. Meist müssen hier Prozesse und Gebrauchsanweisungen übersetzt werden, das heißt es müssen zum Beispiel Schulungen angeboten und dauerhaft vorgehalten werden.

Kommunikationsmix zwischen „Push & Pull“

Die medboianer kommen auf zwei Arten und Weisen an ihre Informationen: Entweder sie werden ihnen geliefert (Push-Kommunikation, englisch „to push“: drücken, schieben), oder sie müssen sie sich aktiv holen (Pull-Kommunikation, englisch „to pull“: ziehen). Ein typisches Push-Medium wäre zum Beispiel ein Schreiben per Hauspost oder eine Email: Die Information gelangt ohne sein Zutun in den „Herrschaftsbereich“ (etwa das Email-Postfach) des Mitarbeiters – alles was der medboianer dann vorrangig tun muss ist: es zur Kenntnis nehmen. Das ist in Krisenzeiten übrigens keine Kann-Option, sondern meist ein Muss. Das heißt auch: Kommt Post vom CCT, dann ist es wirklich wichtig!

Eins-für-alle gibt es nicht

Zu Beginn der Krise wurden viele Informationen, die die Mitarbeiter unbedingt zur Kenntnis nehmen und danach handeln sollten, ganz banal in Form von Plakaten, Flyern und Aufstellern kommuniziert. Und zwar an Stellen in der medbo, wo jeder zwangsläufig vorbeikommen musste. Ausschlaggebend war hier, dass alle die Information bekommen, zum Beispiel bevor sie das medbo Gelände betreten. Problem dabei: Diese Art der Information ist räumlich begrenzt. medboianer, die nicht im Dienst, im Urlaub oder erkrankt sind, bekommen die Informationen auf diesem Wege nicht mit. Auch ist die Logistik hier nicht ohne: Irgendjemand muss Plakate, Schilder und Flyer produzieren sowie diese auf- und wieder abhängen. Hier zeigt sich das Grundproblem der Krisenkommunikation: Meist müssen alle Adressaten schnell, rechtzeitig und gesichert informiert werden. Das kann ein einzelnes Medium in aller Regel nicht.

Aktiv werden

Bei der Pull-Kommunikation zieht der Mitarbeiter die Information aktiv und vor allem dann, wenn er Zeit hat. Ein typischer Pull-Kanal ist das medbo Intranet: Dorthin muss der Nutzer aktiv navigieren. Das Intranet hat auch den Vorteil, dass beliebig viel Information hinterlegt werden kann. Ein weiterer Pull-Kanal wäre das medbo Unternehmensmagazin SYNAPSE – doch dies ist kein klassisches Krisenkommunikations-Instrument, da es hierfür zu träge ist. So war und ist das Intranet Dreh- und Angelpunkt der internen Krisenkommunikation im Pull-Modus.

Hybrid: Dark Site

In den ersten Wochen nach Ausbruch der Pandemie nutzte die medbo auch eine sogenannte Dark-Site in der internen Kommunikation. Das ist eine gesonderte Homepage, die sich über das Intranet legt. Was heißt das? Ruft jemand einen Internet-Browser über ein dienstliches Gerät auf, so öffnet sich standardmäßig immer das medbo Intranet zuerst. In diesem Fall kam aber eine gesonderte Seite mit Corona-Informationen, von der aus man dann in einem zweiten Schritt auf das Intranet steuern konnte. Eine Dark-Site hat den Vorteil des Überraschungsmoments: Sie erregt mehr Aufmerksamkeit beim Nutzer, so dass darüber auch Lerneffekte (zum Beispiel: „Hier gibt es wichtige Information“) getriggert werden können. Das funktioniert nur eine begrenzte Zeit lang. Aber die kann man nutzen, um das Intranet auch in Sachen Krisenkommunikation in eine Routine zu überführen.

Corona-Bereich im Intranet

Seit einigen Wochen ist daher die Dark-Site wieder abgeschaltet und im Intranet ein umfangreicher Corona-Informations-Blog mit allen nachhaltigen Themen für Mitarbeiter eingerichtet. Über einen prominenten „Corona-Button“ auf der Intranet-Startseite können die medboianer diese Inhalte ansteuern. Dort befinden sich alle wesentlichen Schulungen und Webinare, arbeitsrechtliche Informationen, Formulare aller Art und nicht zuletzt ein FAQ-Bereich: Denn Mitarbeiter sollen jederzeit Fragen zu Corona bei der medbo stellen können.

Externer Zugriff

Für alle Kolleginnen und Kollegen, die nicht am Arbeitsplatz sind, sind alle Infos im Intranet über einen speziellen Link abrufbar – mit Authentifizierung natürlich. Man braucht nur einen Internetzugang. Auch über die medbo Homepage sind diese Infos für Mitarbeiter erreichbar: Einfach auf der Startseite auf den Button „Mitarbeiter“ gehen.

Vertikale Kommunikation: Rolle der Führungskräfte

Ein wesentliches Instrument der Push-Kommunikation nicht nur, aber gerade auch in der Krise, sind die Führungskräfte – insbesondere die mit Teamleitungsfunktion. Sie sind verpflichtet, ihre Teams über wesentliche Inhalte zu informieren. Im Gegenzug können Fragen und Probleme im Umgang mit der Krise auch über sie wieder bis zum CCT eskaliert werden.

Vernetzung: Technische Helferlein

Viele Kolleginnen und Kollegen sind derzeit im Homeoffice. Sie haben gesicherte Zugänge zur medbo via Internet und können sich zudem per Videokonferenz mit ihren jeweiligen Arbeitsgruppen vernetzen. Die Stationen nutzen oft Gruppenchats über Whatsapp. Auf diese Weise sind auch Mitarbeiter „off duty“ für wichtige Infos schnell erreichbar. Whatsapp ist allerdings eine Kann-Lösung – das Team muss sich hier einig sein.

Zu guter Letzt: Letter CEO und Email-an-alle

Die höchste Dringlichkeitsstufe in der Krisenkommunikation hat bei der medbo der Letter CEO. Das ist entweder eine Email an die Mitarbeiter mit einem medbo-Namens-Account, eine SMS an die Dienst-Handys oder ein postalisches Schreiben des Vorstands beziehungsweise der Vorstandskonferenz. Die medbo nutzt hier in aller Regel die Funktion einer Email-an-alle. Das ist eine Streufunktion, die einem Freigabeprozess unterliegt: Jeder kann zwar eine Email-an-alle aufsetzen, aber es gibt eine Prüfinstanz, die letztlich auf den „Sende-Knopf“ drückt. Das ist wichtig, denn eine Email-an-alle ist die letzte Stufe der (elektronischen) Krisenkommunikation und nur den wichtigsten, dringendsten und eiligsten Themen vorbehalten.

 

Bildnachweis: C. Zabanski über Fotolia

 


 

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