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Mobiles Arbeiten im Krankenhaus

Das Thema gibt es schon lange, doch in der Corona-Pandemie bekam es innerhalb der medbo einen neuen Schub.

Mobiles Arbeiten ist bei der medbo für viele Mitarbeiter:innen seit März 2020 zum Alltag geworden. Das soll aber nicht heißen, dass die Einführung von Homeoffice & Co. ein leichter Job war. Zeit für ein Fazit.

Am 27. Januar 2020 wurde in Bayern der erste Corona-Fall bekannt. Noch bevor am 22. März die Behörden das öffentliche und gesellschaftliche Leben deutlich einschränkten („Lockdown“), begann die medbo Geschäftsleitung mit den Führungskräften einen Plan zu entwickeln, wie auch im professionellen Umfeld Kontakte reduziert werden können, um die Infektionen innerhalb der medbo so gering wie möglich zu halten.

Social Distancing: Miteinander, aber nicht beieinander

Erstes Ziel war die Reduktion von Kontakten am Arbeitsplatz, weil ein potenzielles Infektionsgeschehen im Krankenhaus selbst nach Kräften vermieden werden sollte. Eine der ersten Entscheidungen war entsprechend, so vielen Mitarbeiter:innen wie notwendig schnell und unkompliziert mobiles Arbeiten im Sinne von „Homeoffice“ zu ermöglichen. Aber auch Themen am Arbeitsplatz Krankenhaus selbst wurden „mobil“: beispielsweise die Besprechungskultur in Präsenz. Denn ohne Menschen vor Ort funktioniert kein Krankenhaus, es gab und gibt schließlich viel zu tun im Krankenhausalltag. Corona setzte mehr als nur eine Schippe obendrauf.

Go digital

Die technische Aufrüstung für mobiles Arbeiten und die schnelle Freigabe der benötigten Mittel durch die Unternehmensleitung waren beschlossene Sache – und eine gewaltige Herausforderung für das Team der medbo IT! Die komplette Infrastruktur musste überdacht, erneuert und erweitert werden. Allen voran mussten rechtliche Themen wie IT-Sicherheit, Datenschutz und Auftragsdatenverarbeitung geklärt werden.

Mobiles Arbeiten und die Selbstdisziplin

Laptop und Diensthandy sind immer in greifbarer Nähe. Und dann fällt einem ständig auch noch dies und das ein: „Das mache ich jetzt noch schnell und dann ist aber Schluss“. Das ist nicht ganz unproblematisch, weil die üblichen Arbeitszeitregeln auch im Homeoffice gelten. Selbstdisziplin ist beim Arbeiten zuhause ein wichtiges Thema – auch beim Pause- und Feierabendmachen. Eine feste Tagesstruktur und Pausen am besten fern des „Arbeitsplatzes“ helfen hier und sind ganz, ganz wichtig. Außerdem sollten Bewegungsintervalle in den Arbeitsalltag integriert werden. Und für’s „Menscheln“: Man kann nicht nur trotz, sondern gerade auch mit Hilfe der virtuellen Kommunikationstools gut mit seinen Kolleg:innen in Kontakt bleiben – selbst zur virtuellen „Ratschrunde“.

Was technisch absolut nötig war: Mehr Internetzugänge, mehr Bandbreite (via Glasfaser)! Auf den dienstlichen Notebooks wurden virtuelle Portalzugänge installiert, damit die Mitarbeiter:innen auch von außen sicher und verschlüsselt ins medbo Datennetz gelangen. Für mehr Datensicherheit mussten die Firewall des medbo IT-Netzwerks erweitert und der Virenschutz um neue Funktionalitäten ergänzt werden. Implementiert wurden neue Tools zur Teamarbeit, eine Videokonferenzplattform wurde geschaffen und die medbocloud wurde ausgebaut. In ihr werden wichtige Arbeitsinfos wie Dokumentationen und Anleitungen hinterlegt und sind damit entsprechend von zuhause und von unterwegs erreichbar.

Fast unbürokratisch!

Die Teams konnten selbst klären, ob und wer, wann, wie und in welchem Umfang von daheim aus arbeiten konnte. Eine beschleunigtes Genehmigungsverfahren der „Heimarbeiter:innen“ mit frühzeitiger Einbindung von IT und Personalreferat wurde aufgesetzt. In den knapp 13 Monaten seit Januar 2020 hat die IT 445 solcher Anträge auf mobiles Arbeiten bearbeitet.

Corona hat die Nachfrage nach Notebooks & Co. übrigens weltweit in die Höhe schnellen lassen. Geschlossene Grenzen machten die Beschaffung nicht gerade einfacher. Aber IT und medbo Einkauf haben diese Hürde trotzdem genommen.

Mobiles Arbeiten bei der medbo in Zahlen

  • 459 Notebooks wurden mit Zubehör wie Webcams, Headsets und Freisprechsystemen ausgestattet und zur Verfügung gestellt.
  • 340 zusätzliche Diensthandys wurden verteilt.
  • 15 weitere Server wurden eingerichtet, um die Datenlast zu stemmen.
  • Vor Corona arbeiteten 230 medboianer:innen mobil, jetzt 675: Knapp ein Fünftel der Belegschaft!
  • 734 Basis- und 138 Profi-Accounts für Videokonferenzen wurden eingerichtet.
  • Hinzu kommen sechs fest eingerichtete Videokonferenzräume an den Standorten: Das sind Konferenzräume, in denen sich die dort anwesenden Teilnehmer:innen im Team mit anderen medbo Standorten oder externen Gästen austauschen können.

Digitale Kommunikation im Klinikalltag

Digitalisierung war vor Ort in den Kliniken und Einrichtungen der medbo eine wichtige Antwort auf „Corona“. Um die unverzichtbaren Besprechungen im Klinikalltag kontaktlos durchführen zu können, wurde innerhalb weniger Wochen zusammen mit dem Medienbeauftragten des medbo Instituts für Bildung und Personalentwicklung (IBP) Videoconferencing gerade auch in den Kliniken eingeführt.

Die betroffenen Mitarbeitenden haben die neuen Medien schnell in ihren Arbeitsalltag adaptiert und kommen durch die einfache Bedienbarkeit überwiegend problemlos zurecht. Und wenn es doch einmal hakt, genügt ein Anruf bei der IT und es wird – per Remote-Zugang – geholfen: Eine IT-Kolleg:in schaltet sich virtuell auf das Notebook im Homeoffice auf und „zaubert“.

Miteinander – füreinander

„Wir sind medbo“. Dieser Satz trifft in Zeiten wie diesen den Nagel auf den Kopf. Die Corona-Pandemie hat die Arbeitsweise der medboianer in allen Bereichen von einem Tag auf den anderen radikal verändert. Aber alle haben mitgemacht und sind die neuen Wege in Kommunikation und Zusammenarbeit mitgegangen. In der Zwischenzeit sind uns viele der neuen virtuellen und mobilen Instrumente in „Fleisch und Blut“ übergegangen: Videokonferenzen, die aufwändige und in Corona undenkbare Dienstfahrten zwischen den Standorten unnötig machen, ebenso wie die Teilnahme an virtuellen Schulungen, egal ob von zuhause aus oder am medbo Arbeitsplatz. Die Arbeit im Homeoffice funktioniert gut und neue medboianer begrüßen wir eben online beim virtuellen „Tag für neue Mitarbeiter:innen“. Und auch wenn der persönliche Kontakt zu den Kolleg:innen nochmal eine andere Qualität hat: Es finden mittlerweile sogar Team-Events online statt. Geht doch!

 

Bildnachweis: Bongkarn Thanyakij via iStock