Der digitale Arbeitsalltag

Die digitale Seite eines ganz normalen Tags in der medbo

Bei der medbo gibt es nahezu 120 verschiedene digitale Systeme und Prozesse, die auf die vielen verschiedenen Arbeitsbereiche passgenau zugeschnitten sind. Eine spannende Reise durch die digitale Welt des Arbeitsplatzes Krankenhaus.

Der medboianer begegnet schon morgens bei der Einfahrt zum Mitarbeiterparkplatz – etwa am Bezirksklinikum Regensburg – dem Thema „Digitalisierung“. Denn die Zutrittsverwaltung ist ein großer Bereich, der bei der medbo schon lange digital läuft.

Das Schließsystem und Nutzerprofil

Hält man die medbocard, den digitalen Mitarbeiterausweis, der bei der medbo seit Anfang der Nuller-Jahre verwendet wird, an ein Sensorfeld, geht die Parkplatzschranke hoch oder bleibt unten. Je nachdem, was die medbo EDV im jeweiligen Nutzerprofil hinterlegt hat. Digitale Systeme kennen nur Ja oder Nein. Ein „Vielleicht“ gibt es nicht, denn Grauzonen sind der menschlichen Entscheidungsfreiheit vorbehalten: Das wäre in diesem Fall das jeweilige Infocenter, das über eine Gegensprechanlage erreichbar ist. Auch der (nächtliche) Zugang zu den einzelnen Häusern und geschützten Bereichen funktioniert via medbocard. Sollte man die medbocard verlieren, kann die EDV diese Karte einfach sperren. Dadurch müssen nicht gleich ganze Schließsysteme erneuert werden.

Der digitale Ausweis

Auch die Zeiterfassung an den jeweiligen Terminals neben den Gebäudeeingängen funktioniert über die medbocard. Die gesamte Zeitwirtschaft der medbo, also Schichtplanung, Urlaubsplanung und die tägliche Arbeitszeiterfassung, wird in vielen Bereichen digital dokumentiert. Dadurch können Urlaubstage oder Überstunden automatisch berechnet werden. In einigen Häusern der medbo – hauptsächlich der Verwaltung – können die Nutzer ihre Zeiterfassungsdaten sowie Urlaubs-, Vertretungs- und Ausfallzeiten online managen. Und natürlich nutzt die Lohn-und Gehaltsabrechnung diese Daten.

Digitale Helferlein

Ob Office-Software oder Sonderprogramme: Der moderne Schreibtisch ist heute ein Computerarbeitsplatz. Selbst das Telefon funktioniert bei der medbo über IP (Internet Protocol). Aber wie sieht es mit denen aus, die nicht ständig am Computer arbeiten, sondern mit Patienten? Zu Beginn seines Arbetistages überprüfen alle Mitarbeiter mit Patientenkontakt, vor allem die Pflege, ihre Personennotrufanlage (PNA). Das ist ein digitales Tool, das der NUtzer am Körper trägt. Im Notfall werden per Knopfdruck andere Stationen und das jeweilige Infocenter des Krankenhauses automatisch informiert. 

Die digitale Patientenakte

Informationen über die Patienten findet man im KIS – dem Krankenhausinformationssystem. Das KIS beinhaltet die klassischen Patientenakten in elektronischer Form. Auf einen Blick können Mitarbeiter alle notwendigen Informationen am PC, Notebook oder Notepad abrufen und aktualisieren: Bei der Visite etwa, aber auch laufend im Stationsstützpunkt oder in den Arztzimmern. Nur wer die entsprechende Berechtigung hat, kann mit diesen Daten arbeiten. Das gilt für alle Bereiche, die mit Datenschutz-relevanten Themen zu tun haben, etwa die Personalabteilung, die Finanzleute und die Juristen.

Wer – Wo – Was – Wann – Wie lange

Das KIS bietet auch Checklisten für Handgriffe am Patientenbett. In der sogenannten 300-Minuten-Liste werden alle Pflegemaßnahmen, die am Patienten durchgeführt werden, eingetragen. Diese Dokumentation dient dann wieder als Grundlage für diverse Abrechnungsschlüssel bei verschiedenen Kostenträgern. Die Kostenübernahme ist ein weiterer Punkt, der digital geklärt werden kann. In § 301 SGB V (Sozialgesetzbuch) sind Übermittlungsverfahren, Fristen und Informationen hinterlegt.

Beschaffung online

Eine von vielen digitalen Schnittstellen nach außen ist das medbo Beschaffungssystem. Büroartikel und medizinischer Bedarf werden von externen Anbietern und Dienstleistern geliefert. Damit außerordentlicher Papieraufwand vermieden wird, können Mitarbeiter gängige Produkte für Station und Büro direkt im medbo Onlineshop bestellen.

Miteinander kommunizieren

Innerhalb der medbo wird viel digital kommuniziert. Es gibt den professionellen E-Mail-Verkehr und einen Chatroom für Themen aller Art. Der Informationsaustausch funktioniert für einzelne Fachbereiche wie Psychiatrie und Neurologie sowie für verschiedene Berufsgruppen in Versorgung und Forschung über spezialisierte Informationssysteme. Hier kommen WhatsApp-ähnliche Plattformen ebenso zum Einsatz wie das Intranet, digitale Kriseninformationsprozesse oder die medbocloud, in der größere Datenmengen für andere zum Download bereit gestellt werden können. Das persönliche Gespräch und auch die gute alte Hauspost ersetzen Notebook und Handy allerdings nicht.

Essen digital

Vor allem in den psychiatrischen Kliniken essen Patienten in der Regel gemeinsam im Speisesaal auf Station. Die klassische Tablettkonfektion gibt es nicht. Koche, Verteilung und Geschirrmanagement – viele Informationen im System des Verpflegungsmanagements laufen dafür in den medbo Großküchen zusammen. Die Stationen geben online Essensbestellungen für die Patienteverpflegung auf. Die Essensplanung in der Küche basiert auf einer umfassenden Rezeptdatenbank mit hinterlegten Zutaten und Mengenalgorithmen. Ausnahmen wie Allergien und Diätpläne der Patienten werden integriert. Und übrigens: Alle medboianer, die in einem medbo Mitarbeiterrestaurant essen, bezahlen via medbocard. Auch die Wäscheausgabe im Wäschekreisel läuft über die hitnerlegten Berechtigungsdaten der medbocard. 

Lernen online

Seit knapp zwei Jahren funktioniert die Anmeldung zu Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen am medbo eigenen Institut für Bildung und Personalentwicklung (IBP) rein digital. Statt umständlicher Formulare und dicker Programmhefte gibt es alle Kursinformationen und Anmeldeprozeduren online. Auch das Genehmigungsverfahren und die Verwaltung der Pflichtschulungsmodule, die jede Berufsgruppe zyklisch absolvieren muss, werden über dieses System abgewickelt. Hinzu kommt, dass das IBP immer mehr Lernthemen über virtuelle Lernräume (eLearning) anbietet oder Unterrichtseinheiten über Web- und Podcasts vermittelt. Ähnlich ist es in den medbo Pflegeschulen: Die angehenden Pflegeprofis arbeiten und üben zwar ganz praktisch am Patientenbett, doch beherrschen Notebook und Notepad den theoretischen Lernweg.

Digitaler Doktor

Medizinische Diagnose ist ohne digitale Hilfsmittel nicht mehr denkbar, allen voran die digitale Bildgebung des medbo Instituts für Neuroradiologie. Aber auch die Arbeit am und mit dem Patienten wird für Ärzte und Therapeuten zunehmend „remote“: Telemedizin ist das Stichwort. Über das weltweit größte telemedizinische Schlaganfallnetzwerk TEMPis können Regensburger Spezialisten ihre ärztlichen Kollegen in den über 20 regionalen Kooperationskliniken unterstützen, Befunde und Ultraschallbilder einsehen und via Videochat mit den Patienten kommunizieren. Ähnlich funktioniert TELESOM, das telemedizinische Schlaflabor, das den medbo Standort Wöllershof mit Regensburg verbindet. In Wöllershof werden Patienten über Nacht in sogenannten Ableitebetten versorgt. Die Untersuchungsergebnisse werden am nächsten Morgen von den Regensburger Kollegen per Live-Schaltung analysiert und mit dem Patienten besprochen.

Schnelle Hilfe und Qualitätsmanagement

Für Beratung und Hilfe gibt es in der medbo ein papierloses Ticketsystem. Hilfe beim Drucker oder die Beantragung eines Autos für die Dienstfahrt meldet man schnell und unkompliziert über das Ticketsystem im Intranet. Das System registriert die einzelnen Serviceaufträge, weist ihnen eine Priorität zu und trackt den Bearbeitungsstatus. Damit ist das Ticketsystem auch ein wichtiger Indikator für Service-Performanz und Qualitätsmanagement.

Zu den Autoren:

Daniela Plößner ist Werkstudentin der medbo Unternehmenskommunikation, Paul Buchwald ist medbo IT-Software-Experte.